Student Affairs and Alumni Division

UNIT KEGIATAN PELAJAR

Unit Kegiatan Pelajar berfungsi menyelaras semua urusan berkaitan aktiviti kelab/ persatuan/ sekretariat/ jawatankuasa pelajar yang berdaftar di bawah Pejabat Hal Ehwal Pelajar & Alumni. Unit ini juga bertanggungjawab dalam pengurusan aktiviti pelajar di dalam dan luar kampus serta pengurusan kewangan dan perolehan berkaitan kegiatan pelajar..


Garis Panduan / Peraturan Penubuhan

  • Semua permohonan untuk menjalankan aktiviti (kecuali yang merupakan pra-syarat/keperluan akademik) hendaklah mendapat kelulusan Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni).
  • Permohonan untuk mengadakan aktiviti hendaklah dimajukan ke Pusat Khidmat Pelajar (PKP), selewat-lewatnya sebulan sebelum tarikh program diadakan.
  • Permohonan mengadakan aktiviti dengan cadangan perbelanjaan RM2,000 dan dibentangkan oleh pemohon dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kegiatan Pelajar jika perlu.
  • Setiap kertas kerja hendaklah mendapat sokongan Penasihat (Pengetua/ Dekan/Penasihat Kelab atau Persatuan) terlebih dahulu sebelum dimajukan ke Pusat Khidmat Pelajar.
  • Semua aktiviti perlu mematuhi garis panduan (SOP) kesihatan dan keselamatan yang telah ditetapkan.
  • Semua aktiviti memungut wang(yuran/derma/tajaan) untuk aktiviti pelajar di dalam dan di luar kampus oleh pelajar/kelab/persatuan/ kolej perlu mendapat kelulusan Naib Canselor UNIMAS. Borang permohonan kelulusan boleh diperolehi dari kaunter Pusat Khidmat Pelajar atau dimuat turun melalui pautan ini; https://unimas-my.sharepoint.com/:b:/g/personal/ardzuliana_unimas_my/ERHMDJwOsvtJkdEi1wbQdAQBDGzpJpBVAgARzJaBKwbPCA?e=OeWSf5
  • Permohonan kertas kerja yang dihantar ke hendaklah mengandungi maklumat-maklumat berikut:
    • Muka surat depan
    • Logo UNIMAS dan logo kelab/persatuan/kolej (jika ada)
    • Tajuk, tarikh, tempat, masa
    • Tujuan
    • Pengenalan (Latar belakang aktiviti)
    • Objektif
    • Anjuran
    • Tarikh/Hari/Masa/Tempat
    • Tetamu Kehormat
    • Maklumat dan bilangan peserta
    • Tentatif Program
    • Struktur Organisasi (Penaung/Penasihat/ Pengarah, nyatakan dan senaraikan lain-lain AJK serta nombor telefon untuk dihubungi)
    • Bajet (Perincikan anggaran pendapatan dan perbelanjaan)
    • Keperluan logistik seperti peralatan, pengangkutan dan keperluan lain (Senaraikan).
    • Penutup
    • Sokongan/Ulasan
  • Format di atas tertakluk kepada pindaan dari semasa ke semasa. Pelajar boleh merujuk kepada pihak Majlis Perwakilan Pelajar UNIMAS untuk mendapatkan format terkini.
  • Keputusan mengenai permohonan mengadakan aktiviti akan dikeluarkan oleh pejabat Pusat Khidmat Pelajar selepas keputusan dibuat oleh Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar & Alumni atau Jawatankuasa Kegiatan Pelajar.
  • Maklumat bagi aktiviti-aktiviti yang melibatkan jemputan pihak luar sebagai peserta atau penceramah hendaklah dimajukan ke Pusat Khidmat Pelajar untuk urusan jemputan dan tindakan lain yang berkaitan.
  • Sekiranya penganjuran sesuatu aktiviti terpaksa ditangguhkan, surat permohonan untuk menangguh perlaksanaan aktiviti tersebut perlu dikemukakan kepada Pusat Khidmat Pelajar.
  • Laporan aktiviti yang telah dijalankan hendaklah diserahkan ke Pusat Khidmat Pelajar dalam tempoh DUA (2) minggu selepas aktiviti dijalankan/ ditamatkan.
  • Penasihat/Pengetua/Felo boleh memohon wang pendahuluan daripada peruntukan aktiviti yang telah diluluskan dengan mengisi melalui sitem dah disahkan oleh Ketua Pusat Khidmat Pelajar sebelum dimajukan ke Pejabat Bendahari.
  • Pelarasan kewangan aktiviti yang dijalankan hendaklah dibuat selewat-lewatnya dalam masa DUA (2) minggu hari bekerja dengan mengemukakan butiran perbelanjaan beserta resit asal dan disahkan oleh Dekan/Timbalan Dekan/ Pengetua/ Penolong Pendaftar/Penasihat Kelab/Persatuan atau Pegawai Kumpulan A.
  • Kelab/Persatuan/ Sekretariat/ Jawatankuasa Pelajar yang mendahulukan wang untuk tujuan aktiviti boleh mengemukakan memo tuntutan balik wang yang telah didahulukan kepada Ketua Pusat PKP dengan menyertakan butiran perbelanjaan sebenar dan resit asal yang telah disahkan oleh Dekan/Timbalan Dekan/Pengetua/Penolong Pendaftar/Penasihat Kelab atau Persatuan atau Pegawai Kumpulan A.
  • Aktiviti selanjutnya HANYA boleh dijalankan oleh Kelab/Persatuan/ Kolej selepas semua laporan aktiviti dimajukan kepada PKP dan pelarasan kewangan telah dibuat.

  • **Nota: Sila rujuk PKP untuk memastikan sama ada kuasa-kuasa seperti di atas diperturunkan kepada pihak-pihak tertentu.

  • Semua kelab dan persatuan yang hendak didaftarkan hendaklah mematuhi syarat-syarat di bawah.
    • {listingKelab / persatuan yang hendak ditubuhkan haruslah tidak berlandaskan polarisasi agama, kaum dan fahaman politik.
    • Setiap kelab / persatuan mestilah membuka keahliannya kepada semua pelajar Universiti Malaysia Sarawak, kecuali persatuan fakulti yang hanya terbuka kepada pelajar fakulti masing-masing.
    • Kelab / persatuan yang hendak ditubuhkan dan didaftar dengan PKP mestilah mempunyai perlembagaan yang telah disediakan mengikut garis panduan penyediaan perlembagaan oleh PKP.
    • Semua kelab / persatuan tidak dibenarkan mempunyai hubungan serta mendapat sokongan kewangan dari orang luar, tanpa kebenaran Universiti.
    .

NAMA DAN ALAMAT BERDAFTAR

1.1 Nama

  • Nama berdaftar bagi Kelab ini ialah Kelab atau Persatuan yang secara rasminya ditubuhkan dan didaftarkan di bawah Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan Alumni UNIMAS.

1.2 Alamat dan Tempat Berdaftar

  • Alamat berdaftar Kelab atau Persatuan ini ialah di Pejabat Hal Ehwal Pelajar & Alumni (PHEPA), Universiti Malaysia Sarawak, 94300 Kota Samarahan, Sarawak.
TUJUAN DITUBUHKAN

2.1 Objektif Penubuhan Kelab/Persatuan

2.2 Visi Kelab/Persatuan

2.3 Misi Kelab/Persatuan

KEAHLIAN

3.1 Ahli Biasa

Setiap pelajar UNIMAS adalah dengan ini layak menjadi ahli Kelab atau Persatuan sekiranya memenuhi syarat-syarat berikut:

  • pelajar UNIMAS yang berdaftar
  • membayar yuran masuk dan yuran keahlian

3.2 Permohonan Menjadi Ahli

**Syarat Permohonan

Tiap-tiap permohonan untuk menjadi ahli hendaklah dicadangkan dan disokong oleh dua orang ahli sedia ada dengan menggunakan borang khas dan dihantar kepada Setiausaha Kelab atau Persatuan.

Jawatankuasa Kelab atau Persatuan berhak menolak sebarang permohonan tanpa perlu memberikan sebarang sebab mengikut budibicaranya.

**Syarat Penerimaan

Tiap-tiap permohonan yang telah diluluskan hendaklah membayar yuran masuk setelah mendaftar sebagai ahli Kelab atau Persatuan.

3.3 Bayaran Masuk dan Yuran-yuran

  • Semua pelajar yang hendak menjadi ahli Kelab atau Persatuan.............................................dikenakan bayaran keahlian sebanyak RM ..................……........
  • Sebarang perubahan yuran hendaklah diputuskan semasa Mesyuarat Agung Kelab atau Persatuan.
  • Yuran hendaklah dibayar kepada Bendahari Kelab atau Persatuan terlebih dahulu di dalam masa empat belas (14) hari dari tarikh kelulusan pendaftaran sebagai ahli Kelab atau Persatuan atau empat belas (14) hari tarikh bermulanya setiap semester
  • Ahli yang membiarkan hutang yurannya lebih dari satu (1) bulan akan menerima surat peringatan yang ditandatangani oleh atau wakil Setiausaha Kelab atau Persatuan dan hilanglah hak-hak keistimewaannya sebagai ahli sehingga hutangnya telah dibayar.
  • Ahli yang tertangguh hutang lebih dari tiga (3) bulan maka dengan sendirinya terhenti daripada menjadi ahli. Jawatankuasa Kelab atau Persatuan boleh memerintahkan supaya tindakan yang sah di ambil terhadapnya dengan syarat mereka berpuas hati yang ahli berkenaan telah menerima kenyataan tentang hutangnya terlebih dahulu.

3.4 Hak dan Keistimewaan Ahli

Ahli biasa Kelab atau Persatuan adalah:
  • Berhak untuk bersuara, mencadang, menyokong, mengundi dan dicalonkan sebagai Ahli Jawatankuasa.
  • Berhak menggunakan apa-apa keistimewaan lain dan kemudahan-kemudahan sebagaimana yang disediakan oleh Kelab atau Persatuan.
  • Berhak memeriksa semua laporan dan penyata kewangan Kelab atau Persatuan dengan syarat bahawa sesuatu pemberitahuan bertulis mengenai tujuan itu diberi dua(2) minggu terlebih dahulu kepada Setiausaha Kelab atau Persatuan.

3.5 Berhenti Menjadi Ahli

  • Ahli yang hendak berhenti daripada menjadi ahli Kelab atau Persatuan ini hendaklah memberi kenyataan bertulis dua minggu terlebih dahulu kepada Setiausaha Kelab atau Persatuan dan membayar segala yuran-yuran yang tertunggak atau belum dijelaskan.

3.6 Lucut Menjadi Ahli

Ahli biasa Kelab atau Persatuan adalah:
  • Mana-mana ahli yang gagal mematuhi undang-undang Kelab atau Persatuan atau bertindak dalam cara yang akan mencemarkan nama baik Kelab atau Persatuan bolehlah dipecat atau digantungkan keahliannya dalam sesuatu tempoh sebagaimana yang difikirkan munasabah oleh Jawatankuasa. Sebelum Jawatankuasa memecat atau menggantung ahli tersebut, ahli hendaklah diberitahu akan sebab-sebab bagi pemecatan atau penggantungan itu secara bertulis. Ahli tersebut juga hendaklah diberi peluang menerangkan dan membela dirinya. Pemecatan atau penggantungan itu hendaklah dilaksanakan melainkan Mesyuarat Agung menunda atau membatalkan keputusan itu atas rayuan ahli tersebut.
  • Keahlian akan terlucut dengan sendirinya, jika seseorang ahli tersebut telah berhenti belajar di UNIMAS.
  • Mana-mana ahli yang tidak siuman atau disabitkan di mana-mana Mahkamah di bawah Undang-undang Jenayah akan terlucut keahliannya.

JAWATANKUASA

4.1 Satu jawatankuasa yang dinamakan Jawatankuasa Kelab atau Persatuan ................................. @ EXCO hendaklah terdiri daripada :

  • Seorang Pengerusi
  • Seorang Naib Pengerusi
  • Seorang Setiausaha
  • Seorang Bendahari
  • orang Ahli-ahli Jawatankuasa Biasa

4.2 Semua Ahli-ahli Jawatankuasa atau EXCO hendaklah dipilih pada tiap-tiap tahun di dalam Mesyuarat Agung atau di dalam Mesyuarat Agung Khas.

  • Alamat berdaftar Kelab atau Persatuan ini ialah di Pejabat Hal Ehwal Pelajar & Alumni (PHEPA), Universiti Malaysia Sarawak, 94300 Kota Samarahan, Sarawak.

4.3 Jawatankuasa mempunyai kuasa dan akan menjalankan tugas-tugas dalam jangkamasa setahun sehingga tarikh diadakan Mesyuarat Agung berikutnya.

4.4 Jika berlaku kekosongan dalam Jawatankuasa, Ahli Jawatankuasa atau EXCO boleh melantik dalam Mesyuarat Jawatankuasa salah seorang daripada mereka untuk memenuhi atau memangku kekosongan itu sehingga Mesyuarat Agung diadakan.

4.5 Jawatankuasa mempunyai kuasa :

  • Untuk merancang dan melaksanakan kegiatan-kegiatan Kelab atau Persatuan serta membuat keputusan atas perkara-perkara mengenai perjalanan Kelab atau Persatuan agar tidak terkeluar dari dasar umum yang ditetapkan oleh Mesyuarat Agung.
  • Untuk menggantung dan melucutkan jawatan sebarang ahli-ahli Jawatankuasa, Jawatankuasa-Jawatankuasa yang ditubuhkan kerana cuai di dalam urusan, tidak cekap, ingkar menjalankan keputusan Jawatankuasa atau kerana sebab-sebab yang difikirkan boleh merosakkan Kelab atau Persatuan, DAN
  • f) Kecuali perkara-perkara yang bertentangan atau tidak selaras dengan dasar yang dibuat di dalam Mesyuarat Agung, keputusan Jawatankuasa terhadap ahli-ahli adalah muktamad jika atau sehingga tidak dirombak oleh keputusan Mesyuarat Agung.

KEWAJIBAN-KEWAJIBAN AHLI JAWATANKUASA

5.1 Pengerusi

5.1.1 Pengerusi hendaklah:

  • a) Mempengerusikan semua mesyuarat Kelab atau Persatuan
  • b) Menandatangani semua cek dan baucer bersama- sama dengan Bendahari Kelab atau Persatuan
  • c) Menandatangani semua minit mesyuarat setelah disahkan dalam mesyuarat Kelab atau Persatuan
  • d) Mengundi jika terdapat persamaan undian di dalam mana-mana mesyuarat Kelab atau Persatuan.

5.1.2 Pengerusi diberi kuasa:

  • Memanggil mesyuarat Jawatankuasa
  • Memerintahkan Jawatankuasa Kecil atau mana-mana badan pengurusan yang dilantik untuk mengadakan mesyuarat bila difikirkan perlu.
  • Mengeluarkan kenyataan kepada umum bagi pihak Kelab atau Persatuan secara perseorangan atau bersama-sama dengan Setiausaha Kelab atau Persatuan.

5.2 Naib Pengerusi

  • Naib Pengerusi hendaklah memangku jawatan dan menjalankan tugas-tugas Pengerusi semasa ketiadaannya.

5.3 Setiausaha

Setiausaha hendaklah:
  • Membuat minit-minit mesyuarat Jawankuasa dan mengedarkan notis mesyuarat kepada semua ahli dua minggu sebelum mesyuarat.
  • Mengurus hal-hal surat menyurat semua surat-surat, minit-minit mesyuarat, daftar ahli-ahli dan kertas-kertas kecuali kira-kira dan buku-buku kewangan
  • Menyediakan dan menyampaikan Laporan Tahunan Kelab atau Persatuan dalam Mesyuarat Agung.
  • Membuat minit-minit mesyuarat Jawankuasa dan mengedarkan notis mesyuarat kepada semua ahli dua minggu sebelum mesyuarat.
  • Membuat minit-minit mesyuarat Jawankuasa dan mengedarkan notis mesyuarat kepada semua ahli dua minggu sebelum mesyuarat.

5.4 Bendahari

Bendahari yang bertanggungjawab ke atas semua kewangan dan harta kepunyaan Kelab atau Persatuan hendaklah:
  • Menerima bayaran yuran keahlian serta semua wang masuk keahlian Kelab atau Persatuan.
  • Memasukkan semua pungutan wang ke dalam bank secepat mungkin (iaitu di dalam keadaan biasa tidak lewat dari 48 jam) dan tidak boleh digunakan untuk menunaikan perbelanjaan.
  • Mengeluarkan cek untuk bayaran-bayaran perbelanjaan Kelab atau Perbelanjaan yang melebihi RM100.00. Semua bayaran kecil lain akan dibuat melalui tabung runcit dan akan diganti semula dari semasa ke semasa dengan kelulusan Jawatankuasa.
  • Menandatangani semua cek dan baucer bersama-sama dengan Pengerusi.
  • Mengemukakan Penyata Penerimaan dan Pembayaran, Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan serta kunci kira-kira kepada Juruaudit dua bulan sebelum Mesyuarat Agung Tahunan diadakan dan telah diaudit oleh dua orang juruaudit.

5.5 Penolong Bendahari

Penolong Bendahari hendaklah memangku dan menjalankan tugas-tugas Bendahari semasa ketiadaannya.

5.6 Ahli Jawatankuasa Biasa

Bendahari yang bertanggungjawab ke atas semua kewangan dan harta kepunyaan Kelab atau Persatuan hendaklah:
  • Ahli Jawatankuasa Biasa akan menentukan jawatan-jawatan dan tugas-tugas mereka yang bersesuaian dengan tujuan-tujuan Jawatankuasa.
  • Ahli Jawatankuasa Biasa hendaklah menjalankan tugas-tugas mereka sepertimana yang ditetapkan oleh Jawatankuasa.

MESYUARAT-MESYUARAT

6.1 Mesyuarat Jawatankuasa

-6.1.1 Mesyuarat Jawatankuasa hendaklah diadakan sekurang-kurangnya dua bulan sekali.

-6.1.2 Mesyuarat sah dijalankan dengan dihadiri oleh seramai dua per tiga (2/3) daripada jumlah Ahli Jawatankuasa sebagai korum mesyuarat. Ketetapan-ketetapan adalah diambil dari undian majoriti ahli-ahli yang hadir.

6.2 Mesyuarat Agung Tahunan

-6.2.1 Mesyuarat Agung tahunan akan diadakan setahun sekali.

-6.2.1 Mesyuarat Agung tahunan hendaklah diadakan secepat mungkin sebelum akhir bulan Ogos, tiap-tiap tahun. Tarikh, masa dan tempat mesyuarat akan ditetapkan oleh Jawatankuasa.

-6.2.3 Pemberitahuan mengenai mesyuarat Agung tahunan yang menyatakan tarikh, masa dan tempat mesyuarat termasuk Penyata Kira-kira tahunan yang sempurna diaudit hendaklah dihantar oleh Setiausaha Kelab atau Persatuan kepada ahli-ahli tidak lewat dari empat belas (14) hari sebelum tarikh Mesyuarat Agung diadakan.

-6.2.4 Korum Mesyuarat Agung ialah separuh (1/2) daripada jumlah ahli-ahli biasa atau dua kali ganda (11 x 2 = 22) daripada jumlah bilangan Ahli Jawatankuasa atau EXCO, mengikut mana yang kurang.

-6.2.5 Jika korum tidak mencukupi setelah setengah jam daripada waktu yang ditetapkan untuk mesyuarat, maka mesyuarat itu hendaklah ditangguhkan kepada suatu tarikh tidak lebih daripada tiga puluh (30) hari. Jika korum tidak cukup selepas setengah jam daripada waktu yang ditetapkan untuk mesyuarat yang ditangguhkan itu, maka ahli-ahli yang hadir boleh menjalankan mesyuarat tetapi tidak berkuasa meminda perlembagaan dan membuat keputusan-keputusan yang melibatkan semua ahli-ahli.

-6.2.6 Agenda Mesyuarat Agung tahunan hendaklah termasuk hal-hal berikut:

  • Menerima dan mengesahkan minit Mesyuarat Agung yang lepas.
  • Menerima dan mengesahkan Laporan dan Penyata Tahunan yang telah diaudit.
  • Memilih Ahli-Ahli Jawatankuasa baru.
  • Memilih dua orang juruaudit yang bukan dari kalangan Ahli Jawatankuasa.
  • Menimbang dan memutuskan hal-hal lain atau aktiviti-aktiviti yang akan atau hendak dijalankan pada sepanjang tahun akan datang.
-6.2.7 Apa-apa persoalan yang dikemukakan dalam Mesyuarat Agung akan diputuskan oleh undi majoriti ahli-ahli biasa yang hadir. Sekiranya terdapat undi yang sama banyak, Pengerusi akan membuat undi pemutusan.

KEWANGAN

7.1 Sumber-sumber Kewangan

- 7.1.1 Sumber-sumber kewangan Kelab atau Persatuan ialah daripada:

  • a) yuran-yuran ahli;
  • b) derma-derma, hadiah-hadiah atau wakaf; dan
  • c) hasil dari harta dan kegiatan-kegiatan Kelab atau Persatuan

- 7.1.2 Semua sumber kewangan hendaklah dimasukkan ke dalam akaun Kelab atau Persatuan melalui Bendahari Kelab atau Persatuan.

7.2 Pengeluaran Wang

  • Segala cek atau penyata pengeluaran wang dari kira-kira Kelab atau Persatuan (atas ketiadaannya oleh Naib Pengerusi), maka bolehlah Jawatankuasa melantik sesiapa di antara mereka sebagai pengganti.
  • Pengeluaran wang boleh digunakan untuk tujuan Kelab atau Persatuan yang berfaedah, tetapi tidak boleh digunakan untuk membayar denda ahli yang telah dijatuhkan hukuman di Mahkamah.
  • Perbelanjaan yang lebih daripada RM5,000.00 bagi sesuatu masa tidak boleh dibayar dengan tidak diluluskan terlebih dahulu oleh Jawatankuasa, dan perbelanjaan yang lebih daripada RM10,000.00 sebulan tidak boleh dilakukan tanpa mendapat kebenaran Mesyuarat Agung terlebih dahulu. Perbelanjaan yang kurang daripada RM25.00 bagi sesuatu masa boleh diluluskan oleh Pengerusi bersama Setiausaha dan Bendahari Kelab atau Persatuan. {/listing}

PERATURAN UNIVERSITI MALAYSIA SARAWAK

8.1 Kuasa mutlak melantik atau menukar ganti seseorang Penasihat Kelab/Persatuan adalah terletak pada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni).

8.2 Kelab/Persatuan adalah tertakluk kepada peraturan Universiti dan segala aktiviti yang dijalankan hendaklah selaras dan tidak bertentangan dengan Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Pindaan 2012) dan Perlembagaan Universiti Malaysia Sarawak.

8.3 Apa-apa juga aktiviti yang hendak dijalankan WAJIB mendapat kebenaran daripada Bahagian Hal Ehwal Pelajar & Alumni UNIMAS terlebih dahulu dan Universiti mempunyai kuasa budi bicara sama ada memberikan kebenaran atau sebaliknya.

8.4 Universiti mempunyai hak untuk tidak memberikan kebenaran ke atas aktiviti yang dimohon atau yang sedang dijalankan oleh kelab/persatuan sekiranya Universiti berpendapat adalah wajar dan munasabah berbuat demikian demi menjaga imej, hak dan kepentingan Universiti.

8.5 Sekiranya berlaku sebarang pelanggaran peraturan dan undang-undang di bawah Akta Universiti & Kolej Universiti 1971 (Pindaan 2012) dan Perlembagaan Universiti Malaysia Sarawak serta peraturan-peraturan lain yang berkuatkuasa dalam Universiti, maka Universiti mempunyai kuasa budi bicara sepenuhnya untuk mengenakan tindakan sama ada membubarkan kelab / persatuan atau mengambil tindakan disiplin di bawah Kaedah-Kaedah Universiti Malaysia Sarawak (Tatatertib Pelajar-Pelajar) 1999. (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni).